外地車在上海年檢需要準備以下資料和手續：

資料：

- 車主身份證原件及復印件。

- 行駛證原件及復印件。

- 車輛保險資料原件及復印件。

- 車船稅原件及復印件。

- 交強險保單（在有效期內、含車船稅）。

手續：

- 自 2018 年 9 月 1 日起，小型汽車、貨車和中型客車實行跨省異地檢驗，無需辦理委托檢驗手續。但大型載客汽車、校車不能辦理委托檢驗業務。

- 車輛所屬單位需提供組織機構代碼證原件，并附上行政公章的復印件。

- 若車屬單位或車主需委托他人辦理，必須出具正式的委托書，同時被委托人需攜帶有效的居民身份證件。

- 從車輛注冊地的車輛管理所獲取機動車委托檢驗通知書，以及機動車定期檢驗表。

- 準備車架號碼的拓印件、車輛的照片、在路途中產生的相關費用單據、檢測報告和年審地待檢車輛的交強險合同。

- 處理完車輛所有的違章記錄。

- 準備好滅火器和三角警示牌，車輛外觀不能有占比過大的貼紙和拉花、擅自改色等情況，燈光需正常。

- 上線檢測主要檢查車輛的尾氣、剎車、燈光、底盤等內容。

- 檢測合格后，將相關材料交到大廳繳費窗口繳費，再到登記審核窗口提交材料，等待監測站將相關數據上傳至車輛管理所，車管所審核通過后，核發年檢合格標和打印行駛證有效檢驗日期。